會議本身無事。跟住要有人寫。喺香港，好多時即係一場雙語通話——廣東話爭嘢、英文講 SKU、日期用兩種講法——變成缺席董事都信得過嘅文件。慣常做法係倒帶、暫停、打字、再 WhatsApp 確認負責人。時間就去到夜晚。
你唔需要戲院級字幕。你需要通過一個簡單測試嘅會議紀要：缺席嘅同事兩分鐘之內追上進度，每一個承諾已經睇落係待辦事項，上面有人。呢篇講流程，唔係先賣工具再貼流程。
會議紀要唔係刪咗「吓」嘅逐字稿
逐字稿係文字版錄音。會議紀要係有任務嘅文件：決定咗咩、仲開放咩、下一步邊個做。將逐字稿貼去電郵，讀者會掃人名同日期，然後錯過埋喺第 47 輪先講嘅決定。
中英夾雜會議最易犯嘅，係一出嚟就「統一」成書面英文或者書面中文。寄俾客戶嘅 recap 可以咁做。但唔應該係第一步。先留低現場講過嘅嘢，再按收件人會存檔嘅語言寫紀要。兩步撈埋一齊，就會有人「好心」譯走人名，PDF 入面變成錯誤嘅法律實體。
聽承諾，唔好只聽題目
香港開會，待辦好多時藏喺口語。「你跟進吓」已經係委派。「星期五前交」係期限。「我哋下星期先 decide」係決定延期——仍然要有人負責，唔係就會不了了之。英文碎片都一樣：廣東話段落入面一句 “Can you send the deck?” 都係待辦事項。
- 邊個——人名或者職能（「sales」、「CSM」），唔好寫「團隊」。
- 做咩——動詞加對象，具體到星期五可以 check 完未。
- 幾時——日期或者下一場會（「星期四 standup 之前」）。冇時間即係願望。
- 優先——兩件事撞期，現場通常講過邊樣先。要留低。
如果散會前五分鐘從來唔覆述負責人，紀要就唯有估。呢五分鐘讀出清單，平過夜晚十一點先還原。
講者標籤，先至令負責人企得穩
冇講者嘅待辦好易派錯人。「今日交報價」可能係 AE 向客戶承諾，亦可能係客戶答應內部文件。標明邊句邊個講，待辦負責人先至會係講嗰個人，或者佢指名嗰個。
所以單一共用錄音倉會出事。客戶通話同內部檢討唔應該放同一個資料夾、同一班人睇到。會議要入項目（一個客戶、一個小隊、一輪面試）。待辦事項跟項目走，而唔係跟邊個開 Zoom。
一個撐得住雙語會議嘅紀要結構
- 開頭：日期、出席、項目或者客戶名——用你哋電郵已經用緊嘅寫法。
- 一段短摘要。要三段，即係三個題；分開寫。
- 決定寫成句子，唔好寫感覺。下星期會翻炒嘅選項，否決咗都要記。
- 待辦事項列明負責人同時間。負責人係本地團隊，可以留承諾原文；只翻譯寄俾客戶嗰份。
- 未解決嘅問題分開寫。未有人接下一步，就唔好當成待辦。
有呢個結構先至談匯出。PDF 俾客戶、Markdown 存檔、待辦仍然留喺工作區。唔好倒過來由匯出格式開始，當內容會自己出現。
軟件真正幫到邊度——同埋唔好假裝幫到邊度
轉寫畀你錄音文本。抽出嚟嘅係候選待辦。合約級場合仍然要人眼掃一次。有用嘅標準係：散會之後，紀要草稿同清單草稿已經喺度，同錄音同一個位置，講者標好。你改負責人；唔係由空白頁開始。
CantoNotes 就係為呢個標準而做。會議 bot 或者上載，會變成逐字稿、紀要同待辦，歸入項目，用角色分開客戶資料夾同成間公司。你可以叫 AI 助手根據呢場會草擬跟進電郵；答案仍然應該顯示原文。佢唔會宣稱推去 Slack 或者 Jira，亦唔會講無限會議——處理按分鐘扣 credits，先至係「呢個月轉寫咗幾多」嘅老實版本。
如果個隊星期五仍然問「邊個負責？」，會議紀要流程就未完。雙語係語音。專業係清單。
